Kunden frågar om ett serienummer
En kund hör av sig: en detalj med ett visst serienummer har gått sönder i fält. Kunden vill veta om det är ett enskilt fel eller om fler detaljer kan vara drabbade, och vill ha svar inom ett par dagar.
För att svara behöver ni veta vilken order detaljen tillverkades i, vilket materialparti den kom från, i vilken maskin och med vilket verktyg den bearbetades, vilka mätningar som gjordes och vad de visade, vem som mätte och med vilket mätdon. Om allt det finns kopplat till serienumret kan ni på några timmar säga vilka andra detaljer som delar samma förutsättningar. Om det inte finns får ni gissa, eller betrakta allt som tillverkats under en lång period som misstänkt.
Vad spårbarhet omfattar
Spårbarhet brukar delas i tre delar som hänger ihop:
- Produktspårbarhet: vilken detalj det är, och vilken artikel, ritningsrevision, order, parti eller serienummer den hör till. Den gör att ni kan följa en detalj framåt till kunden och bakåt till materialet.
- Processpårbarhet: hur detaljen tillverkades. Vilken maskin, vilket verktyg, vilket program eller vilken inställning, vilket skift, och om något avvek under körningen.
- Mätspårbarhet: hur detaljen kontrollerades. Vilken egenskap som mättes, mot vilket krav, med vilket mätdon, av vem och när, och vad resultatet blev.
Ordet spårbarhet används också inom mätteknik, för den obrutna kedjan av kalibreringar från ett mätdon till nationella normaler. Det är en annan sak, men de möts här: för att en mätning ska vara trovärdig behöver ni kunna visa att mätdonet var kalibrerat och godkänt när mätningen gjordes.
Vad som måste registreras när det händer
Det mesta av sammanhanget finns bara i stunden. Operatören vet vem hon är, vilket mätdon hon har i handen och vilken order som körs. En vecka senare vet ingen det säkert. Därför måste sammanhanget fångas när mätningen görs, inte när någon frågar.
Ett mätvärde utan sammanhang kan bara jämföras med sin gräns. Med sammanhanget går det att svara på frågor som ingen hade tänkt ställa när mätningen gjordes. Är det en viss kavitet som avviker? Gäller felet bara ett materialparti? Mättes alla detaljerna med samma mätdon?
Några saker gör det lättare att få registreringen rätt:
- Låt sammanhanget följa med automatiskt där det går, till exempel order och artikel från planeringen och mätdonet från dess identitet, i stället för att det skrivs in för hand.
- Registrera avvikelser och åtgärder vid det mätvärde de gäller, med tid och namn. En anteckning i en separat pärm går sällan att koppla ihop med rätt detalj i efterhand.
- Spara originalvärdet. Om ett värde rättas ska både det ursprungliga och det nya värdet finnas kvar, med vem som ändrade och varför.
- Bestäm hur länge uppgifterna ska sparas. Kunder i till exempel fordonsindustrin anger ofta långa lagringstider.
Hur fint ska spårbarheten vara?
Spårbarhet kostar. Att registrera serienummer för varje detalj är rimligt för en säkerhetskritisk komponent, men kan vara onödigt för en enkel bricka där ett parti räcker. Frågan att ställa är vad som händer om något går fel: hur stor mängd vill ni kunna avgränsa till? Ju finare spårbarhet, desto mindre behöver spärras och sorteras vid ett fel, men desto mer behöver registreras varje dag.
En bra utgångspunkt är att gå igenom kundens krav och de egenskaper som är särskilt viktiga i FMEA:n och styrplanen, och bestämma spårbarhetens nivå utifrån dem.
Krav från kunder och standarder
ISO 9001:2015 (kap. 8.5.2) kräver att organisationen identifierar sina produkter och deras status i förhållande till kontroller, och att den styr den unika identifieringen och sparar den dokumenterade informationen som behövs när spårbarhet är ett krav. Kapitel 7.1.5 kräver dessutom att det går att avgöra mätutrustningens kalibreringsstatus.
IATF 16949:2016 (kap. 8.5.2.1) går längre. Organisationen ska analysera de interna, kundens och myndigheternas krav på spårbarhet, och ta fram en plan för hur de ska uppfyllas, även för detaljer med säkerhets- eller myndighetskrav.
Kundens egna krav kan vara strängare än standarderna, både om vad som ska spåras och hur länge det ska sparas. Läs alltid kundens krav.
Sammanfattning
Spårbarhet är inte något ni bygger när revisorn eller kunden frågar. Den är resultatet av att sammanhanget registreras varje gång en detalj tillverkas och mäts. När den finns blir en reklamation en avgränsad utredning i stället för en bred spärr, och ett mätvärde blir ett bevis i stället för bara en siffra.
